فصل ۶: حسابداری، فاکتور، انبار و چک
بخش حسابداری یک دفتر ساده برای فروشت است: فاکتور می‌زنی، می‌دانی چه کسی چقدر بدهکار است، موجودی انبار خودش کم و زیاد می‌شود، چک‌ها یادت نمی‌رود و آخر هفته و ماه سودت را می‌بینی.
این بخش اختیاری است. اگر در بیشتر گزینه حسابداری را نمی‌بینی، از پشتیبانی بخواه برایت روشنش کنیم. بخش انبار هم جدا روشن می‌شود.
نقشه بخش
بالای همه صفحه‌های حسابداری یک نوار هست: - خلاصه: فروش، سود، هزینه‌ها و طلب‌ها. - فاکتورها: فروش، پیش‌فاکتور، مرجوعی و خرید. - طرف حساب‌ها: مشتری‌ها و تأمین‌کننده‌ها با مانده حساب. - کالاها: اسم، قیمت، سایز و رنگ، واحدها. - چک‌ها، هزینه‌ها و (اگر روشن باشد) انبار.
قدم ۱: تنظیمات فاکتور
در خلاصه ← تنظیمات فاکتور اسم فروشگاه، تلفن، آدرس و متن پایین فاکتور (مثلاً شماره کارت یا شرایط مرجوعی) را بنویس. اندازه کاغذ چاپ را هم انتخاب کن: A4، A5 یا فیش ۸۰ و ۵۸ برای دستگاه فیش‌زن.
اگر مالیات می‌گیری، مالیات پیش‌فرض ٪ را بنویس. اگر نسیه می‌دهی، سررسید پیش‌فرض (روز) را بنویس.
قدم ۲: کالاها
کالاها ← کالای تازه: 1. اسم و قیمت فروش را بنویس. قیمت خرید را هم بنویس تا سودت درست حساب شود. 2. اگر کالا سایز یا رنگ دارد، با + سایز / رنگ اضافه کن و موجودی اول هر کدام را بنویس. 3. واحدهای فروش دیگر: اگر جینی یا سری می‌فروشی، بنویس یک جین چند عدد است. موقع فاکتور، جین را انتخاب می‌کنی و قیمت و موجودی خودش درست حساب می‌شود. 4. قیمت عمده و همکار: برای هر لیست قیمت (تکی، عمده، همکار) قیمت جدا بگذار. با از تعداد قیمت پله‌ای می‌سازی؛ مثلاً از ۱۰ جین به بالا ارزان‌تر.
میان‌بر: در صفحه هر پست (بخش پست‌ها) دکمه ساخت کالا از این پست هست. اسم و قیمت از همان پست برداشته می‌شود.
قدم ۳: طرف حساب‌ها
طرف حساب‌ها ← طرف حساب تازه. نوع را انتخاب کن: مشتری، تأمین‌کننده یا هر دو. می‌توانی برای هر مشتری لیست قیمت (مثلاً همکار)، تخفیف همیشگی و سقف نسیه بگذاری. اگر بدهی از سقف بگذرد، هشدار می‌بینی.
قدم ۴: فاکتور فروش
- فاکتورها ← فاکتور فروش تازه.
- مشتری را انتخاب کن. برای فروش حضوری، مشتری متفرقه بماند و اگر خواستی اسمش را بنویس.
- با + ردیف کالا کالا را بنویس یا انتخاب کن، سایز/رنگ و واحد را بزن و تعداد را بنویس. قیمت خودش از لیست قیمت مشتری می‌آید و می‌توانی عوضش کنی.
- برای چیزی که کالا نیست (مثلاً هزینه بسته‌بندی) + ردیف آزاد بزن.
- تخفیف کل (تومان یا درصد)، هزینه ارسال و سررسید را اگر لازم است بنویس. جمع پایین صفحه همان لحظه به‌روز می‌شود.
- صدور فاکتور را بزن. اگر هنوز مطمئن نیستی، ذخیره پیش‌نویس.
بعد از صدور، موجودی کم می‌شود و مبلغ به حساب مشتری می‌رود. اگر موجودی کافی نباشد، پیام می‌دهد و فاکتور صادر نمی‌شود (در تنظیمات می‌توانی فروش بیشتر از موجودی را مجاز کنی).
پرداخت، چاپ، مرجوعی
در صفحه فاکتور: - ثبت دریافت: مبلغ و روش (نقد، کارت، کارتخوان، آنلاین، چک) را بزن. می‌شود چند بار و کم‌کم پرداخت کرد. برچسب فاکتور خودش «بخشی پرداخت شد» یا «تسویه» می‌شود. - چاپ / PDF: فاکتور را چاپ کن یا PDF بگیر و برای مشتری بفرست. - مرجوعی: تعداد برگشتی هر ردیف را بنویس. موجودی برمی‌گردد و از بدهی مشتری کم می‌شود. - ابطال: فاکتور اشتباه را باطل کن. موجودی برمی‌گردد و پولی که گرفته‌ای در حساب مشتری می‌ماند.
پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتور برای قیمت دادن است و موجودی و حساب را تغییر نمی‌دهد. وقتی مشتری قبول کرد، تبدیل به فاکتور فروش را بزن.
قدم ۵: فاکتور خرید
وقتی از تأمین‌کننده جنس می‌خری، فاکتور خرید بزن. موجودی زیاد می‌شود، قیمت خرید کالا به‌روز می‌شود و بدهی‌ات به تأمین‌کننده ثبت می‌شود. پرداخت به او را هم در همان فاکتور ثبت کن.
چک‌ها
چک‌ها ← چک تازه: دریافتی یا پرداختی، طرف حساب، مبلغ، سررسید، بانک و شناسه صیادی. چند روز قبل از سررسید، ربات پست‌یار در تلگرام و بله یادت می‌اندازد.
وضعیت چک را با دکمه‌ها عوض کن: به بانک دادم، پاس شد، برگشت خورد، خرج کردم (دادن چک مشتری به تأمین‌کننده) یا پس دادم. اگر چک برگشت بخورد، مبلغش دوباره به بدهی طرف اضافه می‌شود.
چک را برای یک فاکتور خاص می‌خواهی؟ از صفحه همان فاکتور ثبت دریافت بزن و روش را چک بگذار.
هزینه‌ها
اجاره، تبلیغ، ارسال و پیک، حقوق و بقیه را در هزینه‌ها ثبت کن تا سود خالص درست باشد.
انبار
در انبار موجودی همه کالاها و ارزش انبار (به قیمت خرید) را می‌بینی. فقط کالاهای رو به اتمام کالاهایی را نشان می‌دهد که به حد هشدار رسیده‌اند. بعد از شمارش انبار، با اصلاح موجودی واقعی را بنویس.
گزارش سود و فروش
در خلاصه دوره را انتخاب کن: امروز، هفته (از شنبه)، ماه یا سال شمسی. با قبلی و بعدی دوره‌های قبل را ببین. کنار هر عدد، درصد تغییر نسبت به دوره قبل آمده. - سود ناخالص = فروش بدون مالیات و هزینه ارسال، منهای قیمت خرید کالاهای فروخته‌شده. - سود خالص = سود ناخالص منهای هزینه‌ها.
پایین صفحه، طلب از مشتری‌ها، فاکتورهای سررسیدگذشته، چک‌های هفته آینده و پرفروش‌ترین کالاها را می‌بینی.